Die Excel-Falle

Kürzlich habe ich ein umfangreiches Excel-Sheet erstellt, was lediglich durch Eingabe unserer Ausgangsrechnungen und der darin entsprechend fakturierten Projektzeiten pro Mitarbeiter eine ganze Menge wertvoller Informationen ausspuckt. Vor allem informativ ist ein Diagramm, welches die Auslastung pro Mitarbeiter und die Gesamtauslastung aufzeigt, zusätzlich wird eine geplante Auslastung (“alles bestens”) und eine Minimale Auslastung (“bitte nicht weniger”) überlagert.

Nachdem nun auch rückwirkend alle Daten erfasst wurden, ergab sich ein schauriges Bild. Das Auslastungsdiagramm zeigte ein der täglichen Betriebsamkeit widersprechendes Ergebnis. Somit noch deutliches Potenzial erkennend, wurde direkt über Maßnahmen sinniert und Gespräche geführt.

Erst eine sehr genaue Analyse meines Kollegen stellte fest, dass das Diagramm nicht die Wahrheit sprach. So führte zum einen eine nicht ganz korrekte Benutzung der Funktion NETTOARBEITSTAGE insgesamt bereits dazu, dass jeder Monat einen Arbeitstag mehr hatte – zum anderen führte ein Fehler bei der Verwendung der Funktion SUMMEWENN zu einer weiteren Verfälschung des Bildes.

Kurzum: Selbst diese relativ kleine Kette von Excelzahlen hätte fast unternehmerische Folgen gehabt. Was will ich damit sagen? Es geht nichts über plausibilisierbare Kennzahlen aus einem sauber aufgesetzten BI-System. Sollte unsere Auslastung so sein, wie uns das Excel ursprünglich weiß machen soll, werden wir uns eins bauen.

Schmunzelnde Grüße,

Torsten Katthöfer

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